De vakportefeuillehouders vormen de spil in de samenwerking. In het portefeuillehoudersoverleg komt het gezamenlijke beleid tot stand en wordt gezamenlijk regie gevoerd.
De portefeuillehoudersoverleggen bepalen de inhoud van het gewestelijke programma. Het dagelijks bestuur bewaakt de onderlinge samenhang tussen de sectoren en de voortgang.
Het algemeen bestuur stuurt op hoofdlijnen en bewaakt het samenwerkingsbudget. Er is binnen de gewestelijke samenwerking een samenspel tussen de ambtelijke (beleidsvoorbereidende) vakberaden en de portefeuillehoudersoverleggen.
Aan het regionale programma wordt op verschillende manieren inhoud gegeven, te weten:
- Gemeenten vragen het gewest om een punt op de regionale agenda te zetten;
- Een derde partij, bijvoorbeeld de provincie brengt een onderwerp onder de aandacht;
- Het gewest signaleert een nieuwe ontwikkeling (pro-actief) en informeert de gemeenten hierover;
- Gemeenten beslissen vervolgens in het portefeuillehoudersoverleg of en zo ja welke verdere activiteiten ondernomen moeten worden.
Na bespreking in het portefeuillehoudersoverleg kunnen de volgende conclusies worden getrokken :
- Een onderwerp wordt al of niet verder gezamenlijk opgepakt;
- Het gewest faciliteert verder overleg en/of draagt zorg voor verdere uitwisseling van kennis en informatie;
- Het gewest levert een projectleider voor een specifiek proces/project voor een aantal dan wel voor alle gemeenten.